도구 하나하나는 싸 보이는데, 카드 명세서를 모아 보면 달라요. 5명 안팎의 팀이 AI 도구를 여럿 구독하다 보면 쓰지 않는 좌석과 겹치는 기능이 생겨요. 한 달에 한 번 30분이면 점검할 수 있어요.
1. 좌석 수와 실제 사용자
대부분의 도구는 사람 수만큼 요금을 받아요. 퇴사자나 체험용으로 만든 계정이 남아 있지 않은지 관리자 화면의 좌석 목록과 팀원 명단을 대조해요.
2. 겹치는 기능
글쓰기, 회의록 요약, 번역을 각각 다른 도구로 쓰고 있다면 한 도구로 합칠 수 있는지 봐요. 팀이 실제로 매주 쓰는 기능만 적어 보면 필요한 도구가 줄어요.
3. 데이터 설정
고객 정보나 계약서를 AI 도구에 넣는다면 입력한 내용이 모델 학습에 쓰이는지, 보관 기간은 얼마인지 설정 화면에서 확인해요. 요금제에 따라 설정이 다른 경우가 있어요.
점검표
| 질문 | 조치 |
|---|---|
| 지난달 한 번도 안 쓴 좌석이 있나 | 좌석 해지 |
| 같은 일을 하는 도구가 둘 이상인가 | 하나로 합치기 |
| 연간 결제가 월 결제보다 싼가 | 6개월 이상 쓴 도구만 전환 |
| 고객 정보를 넣는가 | 학습·보관 설정 확인 |
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